Những việc Microsoft đã làm để tối ưu hóa Office 2013 với màn hình cảm ứng

Việc hỗ trợ cảm ứng để tiếp cận được với những người dùng tablet là một trong những điểm nhấn mà Microsoft đã nhắc đến khi ra mắt Office 2013, trong bối cảnh ngày càng nhiều khách hàng lựa chọn máy tính bảng cho công việc của mình. Đây cũng là một động thái cần thiết để giúp cho các tablet Windows 8 cạnh tranh tốt hơn với những đối thủ chạy Android, iOS hiện đang có mặt trên thị trường. Microsoft đã đăng tải lên blog của mình để kể chi tiết hơn về quá trình thiết kế cũng như đề cập cụ thể những thay đổi nào đã được áp dụng để Office 2013 trở nên thân thiện hơn với việc cảm ứng.

Microsoft tin rằng khách hàng của mình sẽ sử dụng Office ở nhiều nơi, ở bàn làm việc thì thao tác trên bàn phím vật lí của desktop, laptop, còn khi ở những nơi khác như xe bus, tàu hỏa, máy bay, ngồi trên ghế, nằm trên giường,... thì sẽ dùng đến chiếc tablet của mình. Hãng đã phân tích rằng thao tác nào thì thoải mái nhất khi sử dụng với một tư thế tương ứng. Ví dụ, khi muốn gõ nhiều, người dùng sẽ dùng đến bàn phím cứng. Khi muốn định hướng chính xác, người ta sẽ nghĩ đến chuột, và cảm ứng thì thích hợp hơn cho việc phóng to/thu nhỏ cũng như cuộn trang. Trong một số tư thế như đứng, cảm ứng là thứ thường hay dùng. Mỗi thao tác và tư thế như thế có một điểm mạnh riêng và Microsoft cần chắc chắn rằng bộ Office của mình sẽ thích hợp và khiến người dùng cảm thấy tự nhiên nhất có thể dù cho đang sử dụng cho bất kì mục đích gì.

Việc thiết kế Office cảm ứng được tiến hành theo hai hướng. Hướng thứ nhất, hãng sẽ xây dựng lại mới hoàn toàn một số ứng dụng của mình (OneNote và Lync) để nó tương thích cao nhất với giao diện cảm ứng và phong cách Metro của Windows 8. Hướng thứ hai là tích hợp những tính năng thân thiện với cảm ứng vào phiên bản Desktop của Office. Theo cách này thì chuột và bàn phím vẫn là hai cách nhập liệu được ưu tiên thiết kế, còn cảm ứng là để hỗ trợ và mở rộng tiếp cho tương lai.

Bước kế tiếp trong quá trình phát triển là xây dựng nên một "bộ khung" để Microsoft biết cần phải tích hợp khả năng cảm ứng vào Office như thế nào. Sau nhiều nghiên cứu, Microsoft đã tìm ra được 5 lĩnh vực để bỏ công sức vào:

• Độ nhạy cảm ứng (Touch responsiveness)
• Mức độ thành công khi chạm (Touch targeting)
• Cách chọn chữ và các đối tượng (Selecting text & objects)
• Gõ chữ (Typing)
• Ra lệnh cho ứng dụng (Commanding)

Độ nhạy cảm ứng

Khi chạm vào một thứ gì đó, Microsoft muốn nó phải phản hồi lại ngay lập tức: nội dung tài liệu phải "dính" với ngón tay khi người dùng zoom, giao diện phải thể hiện được gia tốc và cả độ nảy khi chúng ta cuộn nhanh, hình ảnh phải thay đổi kích thước ngay khi kéo ngón tay,... Để có thể làm được việc này, hãng đã dùng đến một "bộ máy sắp chữ" để dựng nội dung thành hình ảnh và di chuyển quanh màn hình với hiệu ứng khác nhau. Việc này đòi hỏi Microsoft phải sử dụng đến các dịch vụ tăng tốc đồ họa bằng phần cứng chứ không dùng thư viện GDI cũ.

Mức độ thành công khi chạm

Mức độ thành công của việc chạm vào một thứ gì đó phụ thuộc phần lớn vào kích thước vật lý của đối tượng. Ngón tay linh hoạt hơn rất nhiều so với đầu bút hay con trỏ chuột, do đó mọi thứ cần phải to hơn để có thể tạo cho người dùng cảm giác thoải mái khi sử dụng màn hình cảm ứng. Nhóm phát triển Windows 8 đã nghiên cứu rất nhiều về việc này và kết quả nghiên cứu đã được nhóm Office tận dụng để xây dựng bộ ứng dụng văn phòng nổi tiếng này.

Hai ứng dụng OneNote và Lync được xây dựng lại từ đầu, do đó nhóm Office có thể đảm bảo từng phần nhỏ của hai app này tạo được trải nghiệm đồng nhất cho việc cảm ứng. Trong khi đó, với phiên bản trên desktop thì nhiều điều kiểm (nút nhấn, ô nhập liệu, nhãn để hiển thị chữ,...) thì không đáp ứng được như thế, do đó hãng phải nghĩ cách để thay đổi kích thước của chúng. Microsoft đã tìm ra hai kiểu thành phần của giao diện mà cần phải làm to ra:

• Những thành phần cố định của giao diện mà luôn hiện hữu trước mắt chúng ta, ví dụ như thanh Quick Access Toolbar, thanh trạng thái, Ribbon, với Outlook là các thư mục. Với kiểu thành phần này, Microsoft chọn biện pháp tích hợp chế độ Touch Mode để làm cho chúng to ra.

Không bật Touch Mode

Có bật Touch Mode

• Các thành phần sẽ xuất hiện tùy ngữ cảnh để phản hồi lại thao tác chạm của người dùng, ví dụ như menu ngữ cảnh, Minibar. Vì những đối tượng ở mục này không phải lúc nào cũng hiện ra nên Microsoft có thể quyết định kích thước của chúng nhờ việc nhập biết thao tác nhập là bằng cảm ứng hay bằng chuột.

• Đối với biểu đồ, hình ảnh, các đối tượng hình học, những chấm trắng để resize cũng được làm to ra, kết hợp với các hàm API về nhận biết vị trí, hình dạng ngón tay của Windows 8 để giúp khách hàng cảm thấy dễ dàng hơn khi sử dụng.

Chọn chữ và các đối tượng

Đây là một trong những thao tác cơ bản nhất trong Office. Chuột và bàn phím có thể dùng để chọn một cách chính xác, trong khi đó ngón tay thì không được như vậy, do đó Microsoft đã bổ sung thêm hai thanh chặn như hình bên dưới để giúp việc chọn chữ dễ dàng hơn. Đây cũng là hai thanh chặn sẽ xuất hiện trên nhiều ứng dụng Windows 8 khác. Còn để chọn được nhiều thứ, một ngón tay của người dùng sẽ chạm và giữ vào một đối tượng nào đó, sau đó dùng một ngón nữa để tiếp tục chạm thêm các thành phần khác.

Gõ chữ

Windows 8 đã đầu tư rất nhiều vào bàn phím ảo trên Windows 8, do đó hai ứng dụng OneNote MX và Lync không gặp nhiều vấn đề lắm. Khi chọn vào ô đánh chữ, bàn phím ảo tự hiện ra và tương tác thông qua các hàm API của Windows. Còn với các app trên desktop thì không được ngon lành như vậy trên các hệ điều hành cũ hơn một tí, do đó hãng phải thực hiện thêm vào sự điều chỉnh khác:

• Tìm cách để bàn phím hiện ra khi cần thiết. Với người dùng Windows 7 và Office 2010 thì phải nhấn vào một nút, còn với Windows 8 thì đã có sẵn hàm để xuất hiện rồi.
• Bàn phím không được che mất những gì đang nhập. Trên Windows 8 có sẵn vài hàm API để thông báo với ứng dụng khi nào thì bàn phím hiện ra, khi nào thì mất đi, từ đó ứng dụng có thể cuộn nội dung để thích hợp hơn. Nói về việc thao tác với một diện tích màn hình bị giới hạn do bàn phím đã che mất đi một phần, nó sẽ càng gây bực bội hơn nữa khi các thanh Ribbon xuất hiện. Do đó, Microsoft đã đặt mặc định rằng những Ribbon này nằm ở chế độ thu gọn trên các tablet. Ngoài ra còn có một chế độ toàn màn hình để người dùng ẩn thanh Ribbon và thanh trạng thái đi để có thể tập trung vào việc tạo nội dung.
• Giảm việc nhập liệu tổng thể. Ứng dụng sẽ hiện các menu gợi ý và những thao tác mà người dùng thường sử dụng (MRU) để giúp giảm đi những gì cần phải thao tác. Những thứ này sẽ được đồng bộ đám mây để mọi thiết bị của người dùng đều được cập nhật và tạo sự thoải mái cao độ nếu bạn có nhiều hơn một PC. Flash Fill trong Excel 2013 cũng là một thành phần bổ trợ cho việc giảm thiệu nhập liệu.

Ra lệnh

Đây là lĩnh vực cuối cùng trong việc mang trải nghiệm cảm ứng đến với người dùng Office. Nhờ vào việc nghiên cứu cũng như chương trình thu thập dữ liệu người dùng Customer Experience Improvement Program, Microsoft thấy rằng có nhiều thao tác người dùng hầu hết sử dụng bàn phím, ví dụ như cắt, dán, xóa. Không thể không kể đến việc nhấn các nút trên Ribbon, menu ngữ cảnh, MiniBar. Hãng đã đưa ra một vài nguyên li để giải quyết vấn đề với màn hình cảm ứng:

• Những thao tác thường dùng phải dễ tìm và chạy một cách nhanh chóng
• Các nút lệnh được sắp xếp ở vị trí tương đồng giữa trải nghiệm cảm ứng và chuột/bàn phím
• Các thao tác trên bàn phím (cắt/dán/sao chép/xóa) phải dễ dùng
• Trải nghiệm tổng quan phải thân thuộc và "có thể chạm được".

Khi dùng Office cảm ứng, người dùng sẽ thực hiện những thao tác khác với khi họ ngồi bàn làm việc để dùng chuột và bàn phím, do đó những thành phần nhỏ của Office sẽ được thay đổi cho phù hợp. Việc tiết kiệm diện tích theo chiều dọc màn hình cũng rất quan trọng. Và những thành phần sau đã được áp dụng:

MiniBar

MiniBar xuất hiện lần đầu trên Office 2007, bao gồm một dãy các lệnh thường dùng sẽ xuất hiện khi người dùng chọn một đối tượng hoặc đoạn văn nào đó. Microsoft đã thêm vào các nút như cắt, dán, sao lưu, chỉnh sửa, crop,... để hạn chế việc di chuyển đến các nút lệnh trên Ribbon cũng như giảm thao tác với bàn phím ảo.

Với những lệnh ít dùng hơn (Microsoft gọi là lệnh cấp độ hai), hãng bố trí nó vào mũi tên nhỏ trong MiniBar như hình bên dưới.

In-Canvas Commands

Việc giao tiếp với người khác là một trong những thế mạnh của tablet, do đó Microsoft kì vọng người dùng sẽ dành nhiều thời gian cho Outlook để xem, tương tác và phân loại email. Có những thao tác thường được dùng trên Outlook như Reply, Reply All, Forward, Delete, Move to Folder, Flag và Mark as Unread. Những thứ này đã được đưa vào thumb bar để ngón tay có thể chạm đến chúng một cách dễ hơn. Mời các bạn xem video sau để hiểu rõ hơn.

Menu dạng tròn

Menu này xuất hiện trong lúc nhập liệu và khi chỉnh sửa trên OneNote MX. Tất cả những lệnh thường dùng đều được bố trí lên đây và sẽ thay đổi cho phù hợp với ngữ cảnh. Nếu cần thêm các công cụ khác, người dùng có thể trượt ngón tay từ giữa màn hình ra hoặc chạm vào các mũi tên bố trí ở chu vi của vòng tròn.

App Bar

Giống với các ứng dụng Windows 8 khác, OneNote và Lync trên hệ điều hành này có sử dụng đến App Bar. Nó là một thanh màu đen xuất hiện ở cạnh dưới của màn hình và sẽ xuất hiện bằng cách trượt ngón tay từ dưới lên hoặc nhấn phím chuột phải. Nhấn phím Windows + Z cũng cho ra kết quả tương tự. App Bar chứa đựng những gì mà người dùng thường hay tương tác với ứng dụng, ví dụ như hiển thị các notebook, xóa section đang chọn, đổi tên cho section, sao chép link,...

Theo Microsoft