Ảnh minh họa: Google
Điện thoại bây giờ đã rất thông minh, có khả năng nhớ toàn bộ thông tin của hàng trăm, thậm chí hàng ngàn người khác nhau mà bạn lưu vào đó. Nếu bạn là một doanh nhân hay người có quan hệ rộng thì chắc hẳn danh bạ điện thoại của bạn phải dài lắm. Vậy bạn quản lý danh bạ của mình như thế nào? Sắp xếp ra sao? Đặt tên như thế nào để không bị trùng mà vẫn có thể biết rõ người đang gọi đến là ai, ở đâu, nghề nghiệp gì, công ty nào...? Hãy cùng chia sẻ cách quản lý danh bạ của bạn nhé.
Trước hết mình xin chia sẻ phương pháp đặt tên trong danh bạ mà mình đã sử dụng hơn 3 năm nay và vẫn còn đang áp dụng nó. Mặc dù so với nhiều người thì thời gian dùng điện thoại di động của mình chưa lâu, chỉ khoảng 8 năm trở lại và danh bạ cũng chỉ có vỏn vẹn hơn 300 người. Nhưng trong suốt thời gian đó, mình đã phải thay đi đổi lại rất nhiều cách đặt tên khác nhau, gõ lại tên cho hơn 300 người đó theo nhiều cách chỉ với mục đích là tìm được cách quản lý danh bạ sao cho có hiệu quả nhất, dễ nhớ nhất, tìm kiếm nhanh nhất và dễ nhận biết nhất khi có ai đang gọi đến điện thoại của mình. Và đây cách đặt tên mà mình đang áp dụng:
[Ký tự nhận dạng lần 1] @ [Tên người] [Ký tự nhận dạng lần 2]
Trong đó:
- [Ký tự nhận dạng lần 1]: Đây là tên công ty, tổ chức hoặc trường học... của người đó.
- @: Đơn giản nó chỉ là ký tự phân cách cho dễ nhìn, bạn có thể dùng các ký tự khác như "!" chẳng hạn.
- [Tên người]: Tên của người trong danh bạ.
- [Ký tự nhận dạng lần 2]: Trường hợp có nhiều người cùng công ty thì đây chính là cách nhận dạng 2 người đó nếu trùng tên.
- UFM@ Minh DKB (UFM: Tên viết tắt của trường, DKB là tên lớp)
- UFM@ Minh DKQ
- TT@ Anh Hiệp (TT: Tên viết tắt công ty)
- ...
Tại sao chọn cách đặt tên này?
Giả sử trong danh bạ của mình có 10 người: 3 người trong gia đình, 3 người ở trường học và 4 người trong công ty với tên gọi từng người như sau: Cha, Mẹ, Chị, Minh 1, Ngọc 1, Sơn 1, Minh 2, Trung, Sơn 2, Ngọc 2. Nếu mình chỉ gõ tên họ thôi thì danh bạ của mình sẽ giống như cột bên trái trong bảng dưới, cột bên phải là khi mình đã thêm tiền tố vào:
Không có tiền tố|Có tiền tố |
---|
Cha|GĐI@ Cha |
Chị|GĐI@ Chị |
Mẹ|GĐI@ Mẹ |
Minh 1|UFM@ Minh [I](UFM: Viết tắt tên trường)[/I] |
Minh 2|UFM@ Ngọc |
Ngọc 1|UFM@ Sơn |
Ngọc 2|TT@ Minh [I](TT: Viết tắt tên công ty)[/I] |
Sơn 1|TT@ Ngọc |
Sơn 2|TT@ Sơn |
Trung|TT@ Trung |
Tuy lúc đầu hơi dài dòng nhưng khi nhìn vào đó sẽ thấy danh bạ của mình rất gọn gàng và dễ nhớ, dễ hiểu. Đặt tên theo cách này không những giúp bạn dễ dàng nhận biết ai đang gọi đến mà nó còn giúp cho danh bạ của bạn luôn được sắp xếp theo từng nhóm người riêng, những người thuộc cùng một công ty hay tổ chức sẽ được sắp xếp liền mạch với nhau để bạn dễ theo dõi.
Tuy đa số các điện thoại hiện nay đều có chức năng phân nhóm danh bạ (Groups) theo từng công ty, tính chất nhưng thật ra nếu có ai gọi đến thì bạn khó mà biết được người đó trong nhóm nào nếu trùng tên quá nhiều. Với lại khi muốn tìm tất cả danh bạ trong một công ty thì dùng cách này sẽ tiết kiệm được một vài thao tác so với bạn phải chọn nhóm của chức năng Groups. Ví dụ mình chỉ cần bấm "TT" là máy sẽ hiện ra danh sách tất cả những người trong công ty TT.
Quảng cáo
Ưu điểm:
- Danh bạ đẹp mắt, gọn dàng
- Dễ quản lý, tìm kiếm, phân loại một cách có khoa học
- Giúp nhận biết chính xác người đang gọi đến là ai trong danh bạ
- Làm cho tên danh bạ dài thêm
Giữ danh bạ luôn gọn gàng và sắp xếp có khoa học
Những vấn đề khác cần lưu ý khi đặt tên trong danh bạ:
Ghi đầy đủ họ tên hay chỉ cần tên và tên đệm?
Bạn có bao giờ tự hỏi nên đặt là "Nguyễn Văn Tuấn" hay chỉ cần "Văn Tuấn" trong danh bạ là đủ rồi? Trước đây khi còn dùng các máy có màn hình đứng thì mình chỉ đặt là "Văn Tuấn", vì nếu đặt là "Nguyễn Văn Tuấn" thì khi người này gọi đến, bề ngang của màn hình quá nhỏ sẽ không hiển thị được hết tên của người đó mà chỉ hiện ra dòng chữ "Nguyễn Văn T...". Nhưng nếu bạn đang xài máy có màn hình ngang và rộng thì việc hiển thị này không thành vấn đề.
Quảng cáo
Mục đích của việc ghi rõ đầy đủ tên này có vẻ hơi cảm tính và phù hợp với những người mà công việc có liên quan đến nhân sự hơn, vì nếu trong lúc đàm thoại mà bạn cần phải biết rõ tên người đang nói chuyện với mình, thay vì chạy tới chạy lui lục lọi tìm hồ sơ của người đó thì bạn chỉ cần nhìn vào màn hình là biết hết. Không những thế nó còn tạo được thiện cảm đối với người ở đầu dây bên kia vì nghĩ rằng bạn luôn luôn nhớ đầy đủ tên họ của người đó (người yêu chẳng hạn 😁). Vì vậy câu trả lời nên hay không nên là còn tùy thiết bị, môi trường và hoàn cảnh của bạn.
Có cần gõ tiếng Việt đầy dủ dấu tên người không?
Câu trả lời cũng là còn tùy vào điện thoại. Với mình, mình thích gõ đầy đủ dấu cho đẹp và dễ đọc, nhưng nó có cái bất tiện là gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Ví dụ với danh bạ GĐI@ Mẹ. Khi cần tìm trong danh bạ, mình sẽ gõ ngay 2 phím M và E (ME) nhưng máy lại không tìm thấy danh bạ này vì chữ E có dấu nặng (máy Nokia). Nếu mình chỉ lưu tên Mẹ với chữ "Me" không có dấu nặng thì vấn đề này sẽ được giải quyết.
Thủ thuật hiển thị thông tin phụ của người đang gọi đến (dành cho các máy Nokia):
Các máy Nokia có một tính năng khá hay đó là cho phép ghi thêm một dòng ghi chú nhỏ trong mỗi danh bạ, để khi người đó gọi đến hay bạn gọi đi thì dòng ghi chú này sẽ hiện ra. Bạn có thể tận dụng lợi điểm này để ghi vào đó những thông tin mà bạn cho là cần thiết. Cách làm như sau: Vào danh bạ, mở tên người đó lên, bấm Options > Add text for call và nhập dòng ghi chú vào đó.
Quan điểm của mình trong việc đặt tên trong danh bạ là càng đầy đủ càng tốt, vì điện thoại ngày nay có màn hình rộng lớn, bộ gõ tiếng Việt, hỗ trợ nhiều loại thông tin thì tại sao mình không tận dụng hết các chức năng đó để máy có thể hỗ trợ mình tốt nhất trong việc giao tiếp với người khác?
Vậy còn bạn đang quản lý danh bạ theo cách nào? Xin mời các bạn cùng chia sẻ.
Vậy còn bạn đang quản lý danh bạ theo cách nào? Xin mời các bạn cùng chia sẻ.