![[Nghiên cứu] Công nghệ có thể giúp con người tìm được sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc?](https://photo.tinhte.vn/store/2014/11/2628737_1557522_10202493450314848_1564066485_n.jpg)
Công nghệ ngày càng tiện lợi cho phép chúng ta có thể làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Ở một góc nhìn khác, công nghệ dường như trói buộc chúng ta với công việc và khiến chúng ta phải làm việc ngày càng nhiều hơn. Vậy đâu sẽ là điểm cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong thế giới công nghệ ngày nay?
Nghiên cứu của tiến sĩ Jennifer cho thấy, ngoài giờ làm việc, người dùng vẫn sử dụng smartphone để đọc và trả lời các nội dung các liên quan tới công việc văn phòng cho dù thời gian làm việc mỗi ngày của họ đã khá dài, có thể từ 13 giờ trở lên. Tuy nhiên, họ không hề muốn làm việc ngoài giờ. Vậy nguyên nhân do đâu? Phải chăng họ đang làm việc thêm vì họ cảm thấy bị bắt buộc? Hay do chính chiếc smartphone đã tạo điều kiện dễ dàng cho họ làm việc?
Smartphone đang "trói" người dùng vào công việc?
Smartphone đang trói người dùng vào công việc bằng sự tiện dụng mà nó mang lại?
Tiến sĩ Jennifer cho rằng: "Bạn muốn mọi người thấy bạn là một người năng nổ và luôn cống hiến trong công việc? Smartphone có thể đáp ứng cho bạn. Nó cho phép bạn trả lời email một cách đơn giản và đầy quyến rũ. Cũng bởi vì việc đó được thực hiện một cách quá đơn giản, người ta sẽ lo sợ họ không thể trả lời email một cách nhanh chóng vào bất cứ lúc nào. Nỗi sợ ấy sẽ càng trở nên to lớn hơn nếu đồng nghiệp của họ tỏ ra "năng nổ" hơn họ với hàng tá email đã đọc và trả lời một cách nhanh chóng."
Thêm vào đó, nhiều công ty lại muốn nhân viên lúc nào cũng phải trả lời email nhanh nhất và vô tình lại đẩy vấn đề đi xa hơn nữa. Đối với một số nhà lãnh đạo, họ có thể sẽ quan niệm rằng: "Tại sao không? Nếu nhân viên muốn tiếp tục làm việc thì làm gì có giới hạn thời gian cho họ?"
Trong ngắn hạn, smartphone đã đi được một chặn đường dài trong quá trình đưa công việc trở thành một cuộc đua không có hồi kết. Cuộc sống của con người đã trở nên gắn kết với công việc hơn bao giờ hết, thời gian làm việc đã bị "trượt giá" do tời gian làm việc không còn là hữu hạn nữa. Và hệ quả là, sự làm việc thiếu hiệu quả đã lan tỏa một cách không thể kiểm soát trong nhiều tổ chức, công ty.
Tiến sĩ Jennifer đã đề xuất cách tiếp cận "lấy độc trị độc" nhằm giải quyết được vấn đề trên: Dùng chính công nghệ để làm phức tạp hóa cuộc sống của nhân viên nhằm giảm áp lực của công việc đối với họ. Dưới đây là một số cách đơn giản do tiến sĩ Jennifer đề xuất để kiềm chế các ảnh hưởng của smartphone và phần mềm, từ đó giúp người dùng có một cuộc sống dễ chịu hơn.
Đừng nên lạm dụng chức năng: Reply All (Hồi âm cho tất cả mọi người)
Hộp thư đến của mọi người thường là một danh sách dài khá lộn xộn: những nội dung được gởi tới hàng tá người hoặc ngược lại, một nội dung email không chỉ cc một mình bạn mà còn rất nhiều người khác. Hãy thử tượng tượng bạn luôn nhận được thông báo có email mới khi một người nào đó trong danh sách trả lời. Tuy nhiên, hầu hết mỗi người thường chỉ chú trọng vào nội dung gốc lúc ban đầu hơn là những đoạn đối thoại hoặc email trả lời.
Do đó, tiến sĩ Jennifer khuyên nên hạn chế sử dụng chức năng Reply All. Chức năng này nên sử dụng một cách có giới hạn đối với một nhóm người nào đó và có thể là gởi nội dung đó cho riêng từng người. Các chuyên gia cho rằng trong một số trường hợp, cách làm này có thể được áp dụng bởi người đứng đầu tổ chức và có thể được thực hiện bằng các ứng dụng hiện có.
Quảng cáo
Phân chia mức độ quan trọng của email
Giải pháp trên chỉ là một phần của vấn đề: Không phải tất cả email đều có mức độ quan trọng như nhau hoặc một số không cần phải trả lời. Dù vậy, các nhân viên vẫn thường phải lướt qua mỗi email hoặc tin nhắn để xác định xem nội dung đó quan trọng như thế nào và họ có cần phải trả lời hay không. Và giải pháp ở đây là phân nhóm cho từng người trong danh bạ theo các mức độ quan trọng hoặc nội dung khác nhau.
Mỗi nhóm như công việc, gia đình, bạn bè,... sẽ được thông báo bằng cách cách khác nhau. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng nhận biết được email hay tin nhắn nào thật sự quan trọng cần phải trả lời gấp còn cái nào thì không để có kế hoạch giải quyết hiệu quả. Tuy nhiên, tiến sĩ Jennifer cảnh báo rằng những người đã được cho vào danh sách "quan trọng" cũng cần phải thực sự nghiêm túc thực hiện, nghĩa là chỉ gởi thông tin khi nào thật sự cần thiết cho công việc, nếu lạm dụng có thể lâm vào tình trạng "cậu bé chăn cừu".
Bên cạnh đó, tiến sĩ Jennifer hy vọng rằng các nhà phát triển phần mềm cũng nên bổ sung thêm tính năng đặt "mức độ ưu tiên" cho email và bắt buộc người gởi phải lựa chọn nó tương tự như yêu cầu đặt tên cho email vậy.
Hạn chế lưu lượng cập nhật email trên điện thoại
Một phương pháp khác cũng khả thi trên hầu hết smartphone là cài đặt giới hạn lưu lượng email gởi về điện thoại mỗi giờ. Đây cũng là một cách giúp làm giảm áp lực cho người dùng. Một ví dụ, người dùng có thể đặt chế độ "cập nhật danh sách mail" trong điện thoại sau 30 phút hoặc 1 giờ thay vì nhận theo thời gian thực. Về phía ứng dụng, tiến sĩ Jennifer gợi ý rằng phần mềm nên có thêm chức năng phân loại và lọc ra những email đến từ người gởi "đặc biệt" như "sếp, giám đốc,..." để báo ngay cho người dùng. Những email đến từ những đối tượng khác sẽ không hiển thị trên smartphone cho đến khi người dùng mở máy tính lên và duyệt từ trình duyệt.
Quảng cáo
Với giải pháp này, chúng ta có thể nhận ra được những vấn đề thật sự cấp bách cần giải quyết tức thời nhưng vẫn không bị những email không quan trọng làm ảnh hưởng tới cuộc sống cá nhân.
Hạn chế các cuộc họp kéo dài
Khi bắt đầu cuộc họp, ứng dụng đếm thời gian sẽ được sử dung để biết được rằng họ còn bao lâu để trình bày và giải quyết vấn đề. Với sự giới hạn về mặt thời gian, những người tham gia cuộc họp sẽ có thêm động lực để giúp cuộc họp được thực hiện một cách hiệu quả hơn và những tiểu tiết kém quan trọng sẽ được loại bỏ.
Bên cạnh đó, tiến sĩ Jennifer gợi ý rằng các phần mềm lên kế hoạch, tạo thời gian biểu nên có thêm chức năng không cho cuộc họp diễn ra vào những khung giờ đặc biệt, như thời gian nghỉ trưa của nhân viên, để đảm bảo sinh hoạt cá nhân của người lao động.
Cuối cùng, dĩ nhiên là các giải pháp trên đây vẫn chưa thể thay đổi suy nghĩ của nhiều nhân viên về sự "năng nổ" và "cống hiến" trong công việc. Tuy nhiên, tiến sĩ Jennifer cho rằng đây còn là một vấn đề mà các nhà phát triển phần mềm không thể làm ngơ. Với các kỹ thuật mà họ nắm giữ trong tay, họ hoàn toàn có thể hạn chế những tác động xấu của công nghệ, giúp con người có một cuộc sống dễ chịu hơn.
Cụ thể, nếu smartphone và các ứng dụng đi kèm có thể "thông minh" hơn nữa, nó sẽ biết giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng, và giúp họ có thể cùng lúc đạt được cả 2 mục tiêu: Có được cuộc sống hạnh phúc đồng thời có thể làm việc với năng suất cao ở bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào - Một sự cân bằng đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết trong cuộc sống công nghệ hiện nay.
